Звароты падаюцца заяўнікамі на беларускай або рускай мове ў пісьмовай ці электроннай форме, а таксама выкладаюцца ў вуснай форме. Пісьмовыя звароты падаюцца нарачным (кур'ерам), па пошце, у ходзе асабістага прыёму, шляхам унясення заўваг і (або) прапаноў у кнігу заўваг і прапаноў. Вусныя звароты выкладаюцца ў ходзе асабістага прыёму.
Пісьмовыя звароты грамадзян, у тым ліку індывідуальных прадпрымальнікаў, павінны змяшчаць:
- найменне арганізацыі альбо пасаду асобы, якім накіраваны зварот;
- прозвішча, уласнае імя, імя па бацьку (калі такое маецца) або ініцыялы грамадзяніна;
- адрас яго месца жыхарства (месца знаходжання);
- выкладанне сутнасці звароту;
- асабісты подпіс грамадзяніна (грамадзян).
Пісьмовыя звароты юрыдычных асоб павінны змяшчаць:
- найменне арганізацыі альбо пасаду асобы, якім накіраваны зварот;
- поўнае найменне юрыдычнай асобы і яе месца знаходжання;
- выкладанне сутнасці звароту;
- прозвішча, уласнае імя, імя па бацьку (калі такое маецца) або ініцыялы кіраўніка або асобы, упаўнаважанай ва ўстаноўленым парадку падпісваць звароты;
- асабісты подпіс кіраўніка або асобы, упаўнаважанай ва ўстаноўленым парадку падпісваць звароты, завераны пячаткай юрыдычнай асобы.
Тэкст звароту павінен паддавацца прачытанню. Рукапісныя звароты павінны быць напісаны выразным, разборлівым почыркам. Не дапускаецца ўжыванне ў зваротах нецэнзурных альбо абразлівых слоў ці выразаў.
Да пісьмовых зваротаў, падаваемых прадстаўнікамі заяўнікаў, прыкладаюцца дакументы, якія пацвярджаюць іх паўнамоцтвы.
У зваротах павінна ўтрымлівацца інфармацыя аб выніках іх папярэдняга разгляду з дадаткам (пры наяўнасці) пацвярджаючым гэту інфармацыю.
Пісьмовыя звароты могуць быць пакінуты без разгляду па сутнасці, калі:
- выкладзены не на беларускай або рускай мове;
- не ўтрымліваюць прозвішча, уласнае імя, імя па бацьку, адраса месца жыхарства (месца знаходжання) грамадзяніна;
- не ўтрымліваюць поўнай назвы юрыдычнай асобы і адраса яго месца знаходжання, прозвiшча, уласнага iмя, iмя па бацьку кіраўніка або асобы, упаўнаважанай ва ўстаноўленым парадку падпісваць звароты (для юрыдычных асоб);
- не ўтрымліваюць асабістага подпісу грамадзяніна (грамадзян) альбо асабістага подпісу кіраўніка або асобы, упаўнаважанай ва ўстаноўленым парадку падпісваць звароты, заверанага пячаткай юрыдычнай асобы;
- утрымліваюць тэкст, які не паддаецца чытанню;
- утрымліваюць нецэнзурныя або абразлівыя словы або выразы;
- падаюцца прадстаўнікамі заяўнікаў, і да іх не прыкладаюцца дакументы, якія пацвярджаюць іх паўнамоцтвы;
- звароты падлягаюць разгляду ў адпаведнасці з заканадаўствам аб канстытуцыйным судаводстве, грамадзянскім, грамадзянскім працэсуальным, гаспадарчым працэсуальным, крымінальна-працэсуальным заканадаўствам, заканадаўствам, якое вызначае парадак адміністрацыйнага працэсу, заканадаўствам аб адміністрацыйных працэдурах, звароты з'яўляюцца зваротамі работніка да наймальніка альбо ў адпаведнасці з заканадаўчымі актамі ўстаноўлены іншы парадак падачы і разгляду такіх зваротаў;
- звароты ўтрымліваюць пытанні, рашэнне якіх не адносіцца да кампетэнцыі арганізацыі, у якую яны паступілі, у тым ліку калі заўвагі і (або) прапановы, унесеныя ў кнігу заўваг і прапаноў, не адносяцца да дзейнасці гэтай арганізацыі, індывідуальнага прадпрымальніка, не тычацца якасці вырабляемых (рэалізуемых) імі тавараў, выконваемых работ, аказваемых паслуг;
- прапушчаны без уважлівай прычыны тэрмін падачы скаргі;
- заяўнікам пададзены паўторны зварот, у тым ліку занесены ў кнігу заўваг і прапаноў, і ў ім не змяшчаюцца новыя абставіны, якія маюць значэнне для разгляду звароту па сутнасці;
- з заяўнікам спынена перапіска па выкладзеных у звароце пытаннях.
Вусныя звароты могуць быць пакінуты без разгляду па сутнасці, калі:
- не прад'яўлены дакументы, якія сведчаць асобу заяўнікаў, іх прадстаўнікоў, а таксама дакументы, якія пацвярджаюць паўнамоцтвы прадстаўнікоў заяўнікаў;
- звароты ўтрымліваюць пытанні, рашэнне якіх не адносіцца да кампетэнцыі арганізацыі, у якой праводзіцца асабісты прыём;
- заяўніку падчас асабістага прыёму ўжо быў дадзены вычарпальны адказ на цікавячыя яго пытанні альбо перапіска з гэтым заяўнікам па такіх пытаннях была спынена;
- заяўнік падчас асабістага прыёму дапускае ўжыванне нецэнзурных альбо абразлівых слоў ці выразаў.
Заяўнік мае права адклікаць свой зварот да разгляду яго па сутнасці шляхам падачы адпаведнай пісьмовай заявы.
Пісьмовыя звароты павінны быць разгледжаны не пазней за пятнаццаць дзён, а звароты, якія патрабуюць дадатковага вывучэння і праверкі, - не пазней аднаго месяца, калі іншы тэрмін не вызначаны заканадаўчымі актамі.
У выпадку, калі для вырашэння выкладзеных у зваротах пытанняў неабходны здзяйсненнi вызначаных дзеянняў (выкананне работ, аказанне паслуг), атрыманне інфармацыі з замежнай дзяржавы ў тэрміны, якія перавышаюць месячны тэрмін, заяўнікам у тэрмін не пазней за адзін месяц з дня, наступнага за днём паступлення зваротаў, накіроўваецца пісьмовае паведамленне пра прычыны перавышэння месячнага тэрміну і тэрмінах здзяйснення такіх дзеянняў (выканання работ, аказання паслуг) або тэрмінах разгляду зваротаў па сутнасці.
